Política de Privacidad

Última actualización: 14 de octubre de 2026

Resumen en una línea: el colegio es el dueño de los datos de sus alumnos. Órbita Escolar solo los procesa para prestarle el servicio, no los vende a nadie y no los usa para publicidad.

1. Quién trata sus datos y en qué calidad

Es importante distinguir dos figuras, porque determinan a quién debe dirigirse usted para ejercer sus derechos:

Figura	Quién es	Qué hace
Responsable	La institución educativa donde está inscrito el alumno	Decide qué datos recoge, para qué los usa y durante cuánto tiempo los conserva
Encargado	Órbita Escolar, plataforma operada por Jorvy Enrique Olivero Fuenmayor, con domicilio en Villa Baralt, casa 88-18, Maracaibo, estado Zulia, Venezuela	Procesa los datos únicamente siguiendo las instrucciones del colegio, para que la plataforma funcione

Si usted es representante y quiere acceder, corregir o eliminar los datos de su representado, diríjase primero al colegio. No podemos modificar ni entregar datos de un alumno sin la autorización de la institución responsable, salvo orden de autoridad competente.

2. Qué datos tratamos

2.1 Datos de alumnos (menores de edad)

Identificación: nombre y apellidos, cédula escolar, cédula de identidad cuando aplique, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad y fotografía.
Contacto y domicilio: dirección, parroquia, municipio y estado.
Datos académicos: grado, sección, calificaciones, asistencia, boletines e historial de planteles anteriores.
Datos administrativos: cuotas, pagos y situación de solvencia.
Datos de salud: tipo de sangre, alergias, enfermedades crónicas, medicamentos y necesidades educativas especiales.
Contacto de emergencia: nombre, parentesco y teléfono.

Datos de salud y de menores. Los datos de salud pertenecen a la categoría más sensible que existe y sus titulares son niños, niñas y adolescentes. Se recogen con una única finalidad: que el colegio pueda atender al alumno de forma adecuada y actuar ante una emergencia. No se usan para ningún otro fin, no se ceden a terceros con fines comerciales y su carga es opcional: el colegio puede prestar el servicio sin ellos.

2.2 Datos de representantes

Nombre y apellidos, cédula de identidad y parentesco con el alumno.
Teléfono (incluido WhatsApp), correo electrónico y dirección.
Datos de los pagos realizados: método, banco emisor, número de operación, monto y comprobante.
Los mensajes que intercambia con el WhatsApp del colegio, cuando el colegio conecta su número a Órbita Escolar: contenido, fecha y estado de entrega. Si pide no recibir avisos automáticos por WhatsApp (escribiendo BAJA), se guarda su número para respetarlo.
Los correos que intercambia con el correo del colegio, cuando el colegio conecta su buzón a Órbita Escolar: remitente, destinatarios, asunto, contenido, archivos adjuntos y fecha. Solo se guardan los que llegan a la bandeja de entrada después de conectarlo; los correos masivos y los automáticos (boletines, notificaciones de otros servicios) no se guardan.
Si el colegio activa el asistente con inteligencia artificial: un resumen breve de sus conversaciones anteriores (por ejemplo, cómo prefiere que le digan o qué quedó pendiente), el texto de sus notas de voz y la fecha en que confirmó su identidad. Para confirmarla se le piden los últimos cuatro dígitos de su cédula, que se comparan con los que ya tiene el colegio.

2.3 Datos del personal del colegio

Nombre, cédula, cargo, correo, teléfono y rol dentro de la plataforma. Si el colegio lo activa, el WhatsApp se usa para avisarle de las conversaciones que le asigna el conmutador.
Datos laborales que el colegio decida registrar, como fecha de ingreso, condición o datos de nómina.
Registro de actividad: qué usuario registró cada pago o modificó cada calificación.

3. Para qué los usamos

Gestionar la inscripción, matrícula y expediente del alumno.
Registrar calificaciones y asistencia, y emitir boletines, constancias y demás documentos académicos.
Administrar cuotas, pagos y solvencia.
Enviar comunicaciones del colegio a los representantes: avisos, recordatorios de pago y notificaciones académicas.
Recibir y responder los mensajes que los representantes envían al WhatsApp del colegio. Si el colegio usa el conmutador (menú de áreas), la conversación pasa a una persona del área elegida y, si el colegio lo activa, esa persona recibe un aviso en su WhatsApp con el nombre de quien escribe, los nombres y el grado de sus hijos y su primer mensaje, para que responda desde la plataforma.
Recibir en la misma bandeja los correos que llegan al correo del colegio y responderlos desde la plataforma. Cada correo se asocia al representante cuyo correo electrónico tiene registrado el colegio.
Si el colegio activa el asistente con inteligencia artificial, responder automáticamente los mensajes de WhatsApp y los correos (en los números y correos donde lo encienda) con la información del colegio (avisos, horarios, formas de pago) y, solo al representante que confirma su identidad y solo si el colegio lo permite, con el saldo, las notas y la asistencia de sus propios hijos. Lo que el asistente no puede resolver pasa a una persona del colegio. El asistente no entrega datos de salud, cédulas ni información de otras familias.
Dar acceso al representante al portal donde consulta la información de su representado.
Mantener la seguridad del servicio y dejar traza de quién realizó cada operación sensible.

No usamos los datos para publicidad, no los vendemos y no los cedemos a terceros para que los exploten comercialmente.

4. Base sobre la que los tratamos

Relación educativa: la mayor parte del tratamiento es necesaria para ejecutar la relación entre el colegio y la familia.
Obligación legal: el colegio debe conservar expedientes y reportar información a las autoridades educativas.
Consentimiento del representante: para los datos de salud, la fotografía del alumno y el envío de comunicaciones por WhatsApp. Puede retirarse en cualquier momento ante el colegio.

5. Con quién se comparten

Solo con quien hace falta para que el servicio funcione:

Proveedor	Para qué	Dónde procesa
Supabase	Base de datos y almacenamiento de archivos	Estados Unidos
Vercel	Alojamiento de la aplicación web	Estados Unidos
Render	Alojamiento del servidor de la aplicación	Estados Unidos
Resend	Envío de correos electrónicos	Estados Unidos
DigitalOcean	Servidor de WhatsApp de Órbita Escolar (conexión por código QR): envío y recepción de mensajes	Estados Unidos
Meta (WhatsApp)	Transporta los mensajes de WhatsApp entre el colegio y las familias. Cuando el colegio conecta su número por la plataforma oficial de WhatsApp Business, la conexión usa la aplicación «Vinkora», registrada ante Meta como proveedor de tecnología; los mensajes viajan de Meta directamente a Órbita Escolar	Estados Unidos y otros países donde opera Meta
Anthropic	Funciones con inteligencia artificial de la plataforma: lectura de los comprobantes de pago, lectura de las plantillas y documentos que sube el colegio y generación de boletines	Estados Unidos
El proveedor de inteligencia artificial que elija el colegio (por ejemplo Anthropic, OpenAI o Google)	Asistente con inteligencia artificial, solo si el colegio conecta su propia cuenta con ese proveedor: para responder automáticamente a las familias por WhatsApp o por correo (solo en los números y correos donde el colegio lo encienda) o para proponerle una respuesta al personal. Recibe los mensajes de la conversación (en un correo, sin lo citado; y las notas de voz, para transcribirlas, si el proveedor lo permite) y los datos necesarios para responder: nombre del representante; nombre, grado, sección y horario de clases de sus hijos; y, si el colegio lo permite, saldo, notas y asistencia	Según el proveedor elegido
Google (Gmail)	Solo si el colegio conecta su cuenta de Gmail o de Google Workspace con «Continuar con Google»: Órbita Escolar lee los correos que llegan a la bandeja de entrada de esa cuenta y envía desde ella las respuestas que escribe el personal. Pide únicamente los permisos de leer y de enviar correos; no borra ni modifica nada del buzón	Estados Unidos y otros países donde opera Google
El proveedor de correo del colegio (por ejemplo Zoho, Hostinger o el de su dominio)	Solo si el colegio conecta su buzón con usuario y contraseña (IMAP y SMTP): leer los correos que llegan a la bandeja de entrada y enviar las respuestas que escribe el personal	Según el proveedor elegido

Estos proveedores actúan como subencargados: tratan los datos siguiendo nuestras instrucciones y no pueden usarlos para fines propios. Al estar alojados fuera de Venezuela, los datos se transfieren internacionalmente; elegimos proveedores con medidas de seguridad reconocidas en el sector.

Datos que recibimos de Google. Cuando un colegio conecta Gmail, Órbita Escolar usa los datos de ese buzón solo para mostrarle sus correos en la bandeja y enviar las respuestas que escribe su personal. No los usa para publicidad, no los vende, no los usa para entrenar modelos de inteligencia artificial y ninguna persona los lee fuera del personal del colegio, salvo que el colegio nos lo pida para resolver un problema técnico, por seguridad o por obligación legal. Si el personal pide «Sugerir respuesta» en un correo, el texto de esa conversación se envía al proveedor de inteligencia artificial que conectó el colegio, solo para proponer esa respuesta. Y si el colegio enciende el asistente con inteligencia artificial en ese correo, el texto de los correos de las familias se envía a ese mismo proveedor solo para responderles: el asistente firma como asistente virtual y pasa a una persona lo que no puede resolver. El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se ajustan a la Política de datos de usuario de los servicios de las API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado. El colegio puede desconectar el correo en cualquier momento desde Configuración › Correo del colegio: al hacerlo, Órbita Escolar borra el permiso que guardaba. El acceso también se puede quitar desde la propia cuenta de Google (Seguridad › Conexiones con terceros).

También se comparten con las autoridades educativas u otras autoridades competentes cuando la ley lo exige.

6. Cuánto tiempo se conservan

Expediente académico: mientras el alumno esté inscrito y después durante el plazo que exija la normativa educativa, ya que acredita estudios cursados.
Datos de pagos: durante el plazo legal de conservación de la documentación contable.
Datos de salud: mientras el alumno esté inscrito. Al egresar deben eliminarse, salvo obligación legal de conservarlos.
Cuentas de personal: mientras dure su relación con el colegio.
Mensajes de WhatsApp y correos: se conservan en la bandeja del colegio durante el plazo que el colegio elija; si no elige otro, los mensajes y correos se borran a los 12 meses y los archivos (fotos, audios, documentos, adjuntos) a los 90 días. El resumen que guarda el asistente se borra cuando la familia lleva sin escribir más que ese plazo. La copia técnica que queda en el servidor de WhatsApp se borra a los 30 días. Los correos originales siguen en el buzón del colegio, que los administra él mismo.

Si el colegio deja de usar Órbita Escolar, sus datos se conservan por un periodo limitado para permitirle exportarlos y después se eliminan de los sistemas activos.

7. Sus derechos

Usted puede pedir en cualquier momento:

Acceder a los datos que existen sobre usted o su representado.
Corregir los que estén equivocados o incompletos.
Eliminar los que ya no sean necesarios, dentro de los límites legales de conservación.
Oponerse a un tratamiento concreto o retirar el consentimiento que haya dado.
Obtener una copia de la información en un formato legible.

El canal para ejercerlos es el colegio, que es el responsable. Si el colegio no le responde, puede escribirnos a la dirección de la sección 9 y le ayudaremos a canalizar la solicitud. La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela reconoce en su artículo 28 el derecho de toda persona a acceder a los datos que consten sobre ella y a conocer el uso que se les da.

8. Cómo protegemos la información

Estas son las medidas que la plataforma aplica hoy, no una declaración de intenciones:

Tráfico cifrado. Todo el tránsito entre el navegador y los servidores viaja por HTTPS.
Contraseñas irrecuperables. Se guardan transformadas con una función de un solo sentido con sal (bcrypt). Nadie, tampoco quien opera la plataforma, puede leerlas ni revertirlas.
Credenciales de conexión cifradas. Las contraseñas de los buzones de correo, los permisos de Google y las claves de WhatsApp y de inteligencia artificial que conecta el colegio se guardan cifradas (AES-256-GCM) y el panel nunca las muestra completas.
Aislamiento entre instituciones en la propia base de datos. Además de que cada consulta filtra por institución, el motor de base de datos aplica políticas de seguridad a nivel de fila: aunque una consulta se escribiera mal, el servidor no devolvería filas de otro colegio. Cada petición abre su propio contexto y lo cierra al terminar.
Acceso por roles y permisos. Cada usuario ve únicamente lo que su cargo requiere, y los permisos se comprueban en el servidor, no en el navegador.
Sesiones revocables. Cerrar sesión invalida el acceso también en el servidor, y una sesión puede anularse en cualquier momento sin afectar a las demás.
Protección contra intentos automatizados. Los accesos, los envíos de códigos y los formularios públicos tienen límites de frecuencia para frenar la prueba masiva de credenciales.
Trazabilidad. Las operaciones sensibles —como el registro de pagos— quedan registradas con el usuario que las realizó, la fecha y el origen.
Copias de seguridad. La base de datos se respalda de forma periódica, y cada institución puede además descargar en cualquier momento un volcado completo de su propia información.
Sin rastreadores ni publicidad. La plataforma no instala cookies de seguimiento, no usa herramientas de analítica de terceros y no cede datos con fines publicitarios. Nunca.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera un incidente que afecte a sus datos, notificaremos al colegio a la mayor brevedad para que pueda informar a las familias y a las autoridades que correspondan.

9. Contacto

Para cualquier asunto relacionado con esta política: adm@orbita-escolar.com, indicando «privacidad» en el asunto.

Para solicitudes sobre los datos de un alumno concreto, el interlocutor es el colegio donde está inscrito.

10. Cambios en esta política

Si modificamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta misma página con su fecha de actualización. Cuando el cambio sea relevante, avisaremos además a los colegios por correo electrónico.